Тендер – трудоёмкая и довольно сложная процедура, безусловно требующая знания дела. Однако, если вы решили обойтись своими силами и не хотите привлекать к этому третью сторону, помните, что здесь важны чёткость, последовательность и аккуратность.

ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ

Тендер – трудоёмкая и довольно сложная процедура, безусловно требующая знания дела. Однако, если вы решили обойтись своими силами и не хотите привлекать к этому третью сторону, помните, что здесь важны чёткость, последовательность и аккуратность.

Упустив какую-то одну важную деталь и начав сотрудничество с оператором, не вполне отвечающим всем вашим требованиям, вы рискуете упустить часть прибыли. Чтобы этого не произошло, необходимо иметь точное представление о том, что, зачем и как.

Итак, если вы уже определились с тем, какие услуги вы готовы передать новому партнёру, то самое время составить план, в котором будут чётко обозначены сроки проведения всех этапов тендера. Сроки определяются в зависимости от даты, намеченной для переезда на новый склад.

Тендер включает в себя четыре основных этапа:

1. Подготовка тендерного задания.
2. Работа с участниками тендера

• подбор потенциальных участников конкурса
• объявление конкурса с приглашением стать участником
• рассылка условий тендера (тендерное задание) участникам
• взаимодействие и коммуникация с участниками (вопросы-ответы по тендерному заданию).

3. Работа с коммерческими предложениями

• получение и рассмотрение коммерческих предложений
• формирование короткого списка (short-list)
• встречи с операторами, вошедшими в короткий список, посещение и осмотр объектов
• обсуждение коммерческого предложения, уточнение вопросов.

4. Выбор оператора. Окончательное согласование и подписание договора о сотрудничестве.

При этом необходимо продумать и максимально учесть все возможные обстоятельства, связанные с переездом, чтобы он оказался безболезненным, как для других ваших партнёров, так и для потребителей. Ведь план продаж останется прежним, и новый товар поступит как всегда в полном объеме и в своё обычное время.

Рассмотрим подробнее каждый из этапов.

Тендерное задание. Обычно в него включают подробный перечень данных об услугах, которые возьмет на себя логистический оператор в случае его победы в открытом конкурсе, а также различного рода требования, необходимые для осуществления услуг, обеспечения сохранности надлежащего качества товара и составления всей сопутствующей документации. Чем полнее и чётче будет изложена информация в тендерном задании, тем лучше участники конкурса смогут представить себе характер и объём предстоящих работ. Кроме того, это позволит операторам или компаниям, не отвечающим в полной мере указанным требованиям, отсеяться уже на раннем этапе.

► Смотрите наши видео на разные темы:

Что же должно входить в Тендерное задание?

• Представление и описание деятельности компании
• Перечень функций и услуг, которые вы готовы передать на обслуживание
• Описание товара или продукта, его основные данные
• Логистические данные по продукту или товару (см. анкеты ведущих логистических операторов)
• Требования к месторасположению, путям подъезда и инфраструктуре склада
• Требования к складским процедурам
• Требования к условиям хранения/обработки, необходимому температурному режиму, соблюдению в складских помещениях санитарных норм
• Требования к системе безопасности, а том числе - противопожарной
• Требования по страхованию запасов и ответственности
• Требования по проведению инвентаризации (форма и частота),
• Требования по документообороту и отчетности
• Требования к уровню обслуживания
• Описание собственной системы планирования и управления (ERP) и требования по слиянию с системой управления складом (WMS)
• Требования по формированию и упаковке заказов, а также условия переупаковки
• Подробная структура ценового предложения
• Таблица общего бюджета (с графами тарифов и объемов)

Работа с участниками тендера. Предложений от логистических компаний на рынке может быть много, но далеко не каждая из них будет соответствовать вашим ожиданиям. Желательно сразу же сузить круг потенциальных участников, отобрав из общего числа те компании, которые имеют большой положительный опыт, прочные позиции на рынке и хорошую репутацию.

Следующий шаг – рассылка отобранным компаниям объявления о тендере и приглашения к участию в конкурсе. Тем компаниям, которые проявят интерес и откликнутся, высылается тендерное задание. Прежде, чем вы начнёте получать от них коммерческие предложения, будьте готовы ответить на вопросы, которые наверняка возникнут.

Эти вопросы и ответы лучше сделать открытой, доступной информацией для всех участников конкурса, выложив ее на сайте или разослав по электронной почте. Принимая их во внимание, операторы могут вносить поправки в свои предложения, максимально приближая их к вашим запросам.

Работа с коммерческими предложениями. Это следующая ступень отбора. После того, как вы рассмотрите все полученные коммерческие предложения, необходимо сформировать короткий список потенциальных партнёров. Эти операторы уже соответствуют вашим требования больше, чем другие, однако, не поленитесь собрать все возможные отзывы об этих компаниях и выслушать рекомендации от их постоянных клиентов. Наверняка им есть что сказать. Теперь стоит договориться о встречах, посетить и осмотреть все предложенные объекты. Это последняя возможность для участника тендера скорректировать свое коммерческое предложение.

Выбор оператора. К этому моменту у вас будет достаточно материала и информации для того, чтобы сделать окончательный выбор.
Обратите внимание на следующие критерии:

• широта спектра оказываемых услуг (наличие склада, наличие транспорта, возможность переупаковки, таможня, управление запасами),
• квалифицированный, опытный персонал,
• достаточный практический опыт,
• возможность изменения процедур, с учётом требований клиента,
• качество услуг
• ориентированность на клиента, гибкость.

Выбирая складское помещение, учитывайте:

• месторасположение склада, пути подъезда,
• современная система управления складом (WMS),
• возможность получения отчетов в заданном формате,
• возможности расширения площади соответственно развитию бизнеса,
• предложение решений в регионах,
• соответствие инфраструктуры склада характеру груза, требованиям к хранению и обработке.

Завершающая точка во всем этом процессе – окончательное согласование и заключение договора с оператором, выигравшем тендер. Необходимо еще раз подробно проговорить и прописать в контракте все аспекты и условия вашего взаимовыгодного партнёрства. И помните, что правильный выбор во многом определит перспективы развития вашего бизнеса.

Всегда свежие новости смотрите в нашем Телеграм канале