Рассмотрим по порядку весь алгоритм действий по оказанию услуги ответственного хранения.

ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ

Рассмотрим по порядку весь алгоритм действий по оказанию услуги ответственного хранения.

Шаг 1. До того, как будет осуществлен заезд на склад, хранитель и поклажедатель заключают Договор ответственного хранения, заполняется товарная матрица, в которой указывают минимальную единицу товародвижения – короб, паллет, единичный товар или групповая упаковка.

При этом нужно помнить и следить за тем, чтобы на входе и на выходе была одна и та же единица товара. Матрица, как правило, включает все артикулы, которые имеют значение для реализации проекта: такие характеристики, как габариты, вес, штрих-коды, указываются наименования и цена за единицу товара с учетом НДС. После того, как все артикулы внесены в товарную матрицу, она загружается в систему управления складом (WMS), и дальше уже можно приступать к оформлению заявки на приём груза на склад.

Шаг 2. Заявка на приём товара всегда оформляется до его завоза на склад, и в электронном виде направляется оператору (обычно используется e-mail или Интернет-страничка доступа). Заявка содержит в себе наименования товаров и количество их единиц к приёму. Если требуется забрать товар из офиса клиента и доставить его на склад, то подаётся дополнительная заявка на автомобиль. Время подачи заявки: на приём товара на склад – до 16.00 накануне приёмки, на транспорт – до 12.00 накануне перевозки.

Шаг 3. Если сделана заявка на доставку, водитель оператора отправляется в офис клиента и забирает товар, согласно указанному в заявке количеству мест. После чего груз отвозится на склад и принимается в соответствии с предварительной заявкой на приёмку товара. Если на этом этапе обнаружатся какие-либо расхождения или несоответствие - это может быть недостача, брак или излишек – начальник склада или ответственный за приёмку кладовщик извещают об этом клиента.

Затем составляются и предоставляются товарно-транспортная накладная (ТТН) и акт о приёме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (МХ1). ТТН заказчик подписывает сразу же по приходу-уходу транспорта, один экземпляр оставляя себе. А акт о приёмке товара (в двух экземплярах) чаще всего отправляют клиенту с машиной, осуществляющей доставку.

► Смотрите наши видео на разные темы:

Шаг 4. Пока груз хранится на складе, у клиента может возникнуть необходимость в доставке туда же новой партии товара и вывозе со склада нужной в офисе продукции. В таком случае следует вернуться на два шага назад и заняться составлением заявок – на отгрузку, на приёмку и на транспорт.

В результате этого клиент получит: доставку товара в офис, 2 экз. акта о возврате ТМЦ, сданных на хранение (МХ3) (один подписанный экземпляр возвращается с водителем обратно на склад), 2 экз. товарно-транспортной накладной (один экземпляр остается у клиента, второй – так же, как и МХ3, отдается водителю). После этого автомобиль забирает товар из офиса и повторяется Шаг 3.

Шаг 5. В конце месяца составляется отчет по всем предоставленным услугам, оказанным в полном соответствии с заявками клиента. Отчет проверяется заказчиком и согласуется с менеджером склада, отвечающим за поддержку клиентов. После согласования, по итогам отчета составляется Акт оказанных услуг, в котором обязательно должно быть прописано, что: «Всего услуг за (такой-то) месяц (такого-то) года оказано на сумму (столько-то) рублей», и формируется пакет документов, состоящий из:

1) акта оказанных услуг, 2) счёта-фактуры на сумму акта с учётом НДС (18%) и 3) счёта на оплату услуг. Все эти документы пересылаются клиенту любым удобным способом – по e-mail, обычной почтой, с машиной или лично.

Именно таким образом происходит оказание услуги ответственного хранения грузов и товаров. Интернет-страничка доступа даёт клиенту возможность не только отслеживать остатки своего товара, но и формировать отчёты по его движению, и видеть историю всех приходов и уходов.

Кто, что и когда

1. Менеджер компании-поставщика. В его задачи входит составление и отправка заявки на получение пропуска диспетчеру компании-оператора по e-mail в виде таблицы или согласовывает заявку по телефону. Заявка должна включать в себя: дату прибытия транспорта, данные о водителе / экспедиторе (ФИО), номер транспортного средства, название компании-поставщика, количество планируемых посещений.

2. Диспетчер логоператора. Оформляет заявку на посещение склада в специально созданной для этого программе. Заявка сразу же оказывается в базе на контрольно-пропускном пункте (КПП).

3. Водитель. Приехав на КПП, водитель предъявляет документ (паспорт или водительские права) и получает пропуск. Сотрудник КПП проверяет по базе, поступала или не поступала заявка. Если заявка есть, то водитель получает парковочную карту, а пешеход – гостевой пропуск. Если же заявки нет, то водитель звонит диспетчеру по телефону на контрольно-пропускном пункте. Проехав КПП, водитель ставит свой автомобиль на стоянку и проходит к диспетчеру.

4. Диспетчер склада. Выполняет целый ряд функций:

• вносит данные в Планинг прибытия (дату и время прибытия и убытия со склада, название компании, данные о водителе/экспедиторе, номер автомобиля и ворот, время начала и окончания загрузки товара, а также контактную информацию для связи;
• связывается с ответственным бригадиром, и если в наличии имеются свободные ворота, то их номер сообщается водителю. Если же свободных ворот нет, то водитель ждет очередного звонка от диспетчера;
• выдает водителю пропуск на склад. Ему же водитель возвращает парковочную карту.

5. Водитель. Оставив автомобиль на воротах, и минуя охрану, проходит на склад, используя соответствующий пропуск, надевает специальную жилетку, после чего отдаёт оператору пакет документов на товар.

6. Оператор склада. Открыть ворота, установить пандус, дождаться водителя, физически осуществить разгрузку и загрузку товара – всё это находится в компетенции оператора склада ответственного хранения. Выполнив свою часть работ, оператор отдаёт водителю оформленные документы на груз и ставит в известность об этом бригадира, который в свою очередь сообщит диспетчеру время окончания работ.

7. Водитель. После завершения всех работ по выгрузке/загрузке, водитель покидает склад и сдаёт жилет. Диспетчер выдаёт ему талон на выезд и парковочную карту. И то, и другое, сдаётся при выезде на КПП.

Всегда свежие новости смотрите в нашем Телеграм канале